Votre entreprise, bien que performante dans ses opérations, souffre peut-être d’une forme d’inefficacité collective qui se matérialise par des échecs sur plusieurs projets ?
Vos lignes managériales sont efficaces dans l’exercice de leurs ‘métiers, mais elles sont en difficulté pour conduire des transformations qui impliquent des approches agiles, collaboratives et /ou transverses.
Des ‘fonctions de coordination des projets’ existent et se sont déployées en réponse à ces difficultés.
Le terme générique de PMO (Project Management Office) est le plus souvent utilisé pour nommer cette fonction, bien que d’autres terminologies existent : Bureau de projets, par exemple.
Cet article a pour objectif de vous éclairer sur la notion de PMO et spécifiquement sur sa déclinaison en e-PMO. Il vise à vous faire prendre conscience des risques et bénéfices à mettre en place une telle démarche.
Êtes-vous plutôt e-PMO ou PMO ?
Afin de bien positionner la ‘fonction’ PMO, il faut s’interroger sur la nature des missions qui lui sont généralement confiées :
La coordination des projets et le soutien à la prise de décision
La gestion de l’évolution de la culture d’entreprise et sur le niveau d’exigence managérial en projets
La gestion de la Feuille de route de transformation de l’entreprise et son reporting
La définition le maintien et le déploiement d’un référentiel projets et son outillage (logiciels PPM)
La formation, le développement des compétences individuelles et collectives en gestion et gouvernance de projets
La contribution effective aux projets et la prise de responsabilité sur plusieurs processus clés du management de projets (Coûts / Contrats / Délais, Risques, Communication, …)
L’approche PMO accompagne un périmètre opérationnel et assure l’intégration efficace d’un référentiel et/ou d’un outil de gestion des projets dans une fonction clé de l’entreprise (PMO de la DSI par exemple). Le PMO est orienté ‘support’.
L’approche e-PMO (Entreprise - Project Management Office) se déploie plus largement aujourd’hui et propose une approche différente du PMO traditionnel en ce sens qu’elle agit directement au plus haut niveau, au plus proche des Dirigeants pour s’assurer que les projets et portefeuilles sont en lignes avec les objectifs et la stratégie, de toute l’entreprise. L’e-PMO réalise des services transverses pour le compte de plans de transformations et/ou d’opérations complexeset transverses. L’e-PMO est orienté ‘services’.
Cela nécessite l'organisation des éléments suivants dans un cadre de travail clair et défini :
Gouvernance d’entreprise
Gestion stratégique
Gestion de portefeuille
Gestion de programme et de projet
Structure d'entreprise Informatique
Ressources humaines et culture
Une certitude cependant : la mise en œuvre d’une fonction PMO au sens large permet de multiplier par deux les chances de succès d’un projet. En effet, une étude du PMI démontre que les entreprises disposant d’un PMO ont un taux d’échec des projets inférieurs de 33%.
Face à ce constat et dans un contexte où le fonctionnement en ‘mode projets’ est désormais un mode de gouvernance d’entreprise, il est tôt ou tard nécessaire de passer d’un PMO à un PMO d’entreprise et ce, quelle que soit la taille de l’entreprise.
Si la mise en place d’un PMO ou sa montée en compétence vers l’e-PMO sont de véritables projets et doivent être approchés en tant que tels, les bénéfices sont importants :
Un meilleur ratio de projets lancés / projets démarrés
Des objectifs de projets plus souvent atteints
Une meilleure reconnaissance liée à une prise en compte des projets dans la charge de travail et la performance individuelle et collective
Un Reporting plus efficient et une diminution notable des temps de réunions
Des modèles qui permettent de gagner du temps dans les décisions (meilleur cadrage, langage commun, …) et dans l’exécution des projets (diminution des temps de planification, Standardisation des livrables, …)
Meilleure analyse du Prévisionnel et du réel en termes de dates, de charge de travail, de budgets et de risques
Meilleure gestion des équilibres et communication plus efficace de la feuille de route de transformation, de ces acteurs et de ses échéances
Osez évaluer la maturité de votre mode projets !
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Stéphanie Germain,
co-fondatrice d’IQar et Coache Professionnelle Certifiée