Ces dernières années, nous avons constaté une augmentation de l'adoption du télétravail dans diverses organisations et à différents postes.
A ce jour en France, un salarié sur trois pratique le télétravail de manière régulière.
Le télétravail est donc devenu une tendance durable et les équipes projets ne font pas exception !
Travailler sur un projet à distance, c'est tout à fait possible ! Nous vous expliquons comment dans cet article.
Qu'est-ce que le télétravail ?
Depuis la crise sanitaire, les choses se sont inversées et le télétravail est devenu la norme.
Désormais, c’est aller au bureau qui est exceptionnel !
Les salariés travaillent en moyenne 3,6 jours par semaine en télétravail.
Certaines entreprises ont même décidé de franchir le pas du full remote avec des équipes 100 % en télétravail.
Tout d'abord, précisons ce que nous entendons par le terme "télétravail".
Le télétravail (parfois appelé "travail à distance") désigne les employés qui ne sont pas tenus de venir au bureau pour la majeure partie de leur travail.
Les télétravailleurs effectuent leur travail à distance par le biais d'un ordinateur, d'un téléphone ou de l'internet plutôt que dans un bureau.
Qu’est-ce qu’une équipe projet à distance ?
Une équipe projet à distance est un groupe de collaborateurs qui travaillent ensemble sur un même projet, dans des lieux physiques différents.
Il existe 3 types d’équipes à distance dans un projet :
Équipes entièrement à distance : Toutes les personnes impliquées dans le projet travaillent depuis leur domicile ou un bureau séparé.
Équipes hybrides : Certains membres de l’équipe travaillent depuis un lieu centralisé tandis que d’autres travaillent à distance.
Équipes flexibles : Les membres de l’équipe ont la possibilité de travailler à la fois à distance et dans un lieu centralisé.
Mais si les équipes à distance présentent de nombreux avantages, tant pour les employés que pour les entreprises, elles comportent également leur lot de difficultés.
Il est toujours difficile de gérer des projets interfonctionnels en interne, qu'il s'agisse de jongler avec les priorités, les personnalités et les calendriers ou de communiquer avec les différentes parties prenantes.
Voici quelques conseils pour une gestion de projet efficace, avec la mise en place du télétravail !
Echanger avec ses collaborateurs
En général, un manque de communication entre les équipes peut conduire à l'échec d'un projet. Il est donc essentiel de communiquer entre vous sur le projet de manière claire et précise.
Le risque de malentendu, de retarder l'avancement de votre projet, voire de compromettre sa réussite, est particulièrement réel si les informations ne sont pas transmises de manière précise et complète.
Ainsi pour faciliter vos échanges, des outils pour optimiser votre communication ou le partage documentaire, sont à votre disposition : Slack, Acollab, et le plus connu Teams.
Vous pouvez y créer des groupes afin de centraliser vos échanges et les documents partagés.
Utiliser un outil de gestion de projet en ligne
Les outils collaboratifs sont essentiels pour une gestion de projet efficace lorsque l'on travaille à distance.
Vous devez notamment utiliser un outil de gestion de projet en ligne.
Les outils collaboratifs sont importants pour toute stratégie de gestion de projet. Parmi ces outils, un outil de gestion de projet en ligne est essentiel.
Grâce à cet outil, vous pouvez gérer toute l'organisation de votre projet et de votre équipe. Grâce à cet outil, vous pouvez suivre l'évolution de votre projet partout et à tout moment. Lorsque le télétravail fait partie intégrante de votre routine, il est rassurant de pouvoir suivre l'évolution de votre projet.
Parmi ces outils, pourquoi ne pas essayer la solution SuitePro-G, un outil de gestion de projet en ligne idéal quand il est question de travail à distance.
SuitePro-G est outil visuel et simple d’utilisation. Avec ses fonctionnalités multiples, telles que les tableaux de bords, SuitePro-G vous permet d’avoir une vue d’ensemble.
De plus avec son connecteur Teams, il permet de garder une équipe organisée et en phase pour une meilleure fluidité des échanges entre collaborateurs.
Faire confiance à son équipe
Lorsque vous travaillez sur un projet à distance, la chose la plus importante à retenir est de faire confiance à votre équipe.
Ce conseil s'applique également lorsque vous travaillez sur un projet sur site. Il peut être difficile de gérer votre équipe si vous n'avez pas de contact direct avec chacun de ses membres.
C’est d’ailleurs le cas de 47% de dirigeants, d’après une étude Malakoff Humanis, qui éprouvent des difficultés à manager des collaborateurs à distance interrogés.
Cependant, cette même étude montre que 88% des salariés interrogés estiment que le télétravail leur permet une meilleure productivité et autonomie en télétravail. On constate la même tendance du côté des managers. Qui eux sont 71% à estimer qu’il permet une plus grande efficacité de leurs équipes.
Par conséquent, en faisant confiance à votre équipe et en leur laissant une certaine autonomie, sans être derrière eux, même à distance, vous n’y gagnerez que du positif.
Résistez à l’envie de faire de la microgestion, cela ne ferait qu’irriter et démotiver vos collaborateurs.
Au contraire, en créant des processus clairs, en communiquant les attentes et les objectifs et en facilitant la collaboration et les relations entre les membres de l’équipe, vous serez surpris par le degré d’implication dont les employés feront preuve.
Conclusion
La gestion de projet à distance comporte ses avantages et son lot de difficultés.
Mais avec l'adoption d'outils adaptés, une communication soutenue et une confiance confirmée, vous pouvez mettre sur pied une équipe qui restera efficace et impliquée du premier au dernier jour du projet.
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Stéphanie Germain,
co-fondatrice d’IQar et Coache Professionnelle Certifiée