La messagerie instantanée est devenue une partie intégrante du lieu de travail moderne, et il n'est pas surprenant qu'elle puisse être utilisée pour aider à rationaliser la gestion de projet.
En utilisant des outils de messagerie instantanée tels que Slack ou Microsoft Teams, vous pouvez communiquer rapidement avec votre équipe, obtenir des informations sur l'avancement des travaux et vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
Cela peut rendre la gestion de projets complexes beaucoup plus efficace, en vous permettant de gérer plusieurs projets simultanément et de suivre facilement l'avancement des travaux.
Avec la bonne configuration et un peu de pratique, vous pouvez utiliser la messagerie instantanée pour assurer le bon déroulement de vos projets.
Avantages de l'utilisation de la messagerie instantanée dans la gestion de projet
L'utilisation de la messagerie instantanée dans la gestion de projet présente de nombreux avantages, notamment une efficacité accrue, une meilleure communication et une collaboration renforcée.
une efficacité accrue : Grâce à un système centralisé, les membres de l'équipe pourront trouver les informations plus facilement, ce qui peut contribuer à accroître l'efficacité et la productivité. Cela peut également favoriser la collaboration au sein de l'équipe, car les membres de l'équipe pourront plus facilement partager des idées et des ressources, ce qui rendra la collaboration plus facile et plus efficace.
une meilleure communication : La possibilité de communiquer facilement avec les membres de l'équipe en temps réel contribue à créer un environnement plus collaboratif et communicatif. Cela peut contribuer à réduire les erreurs de communication et à garantir que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
une collaboration accrue : La collaboration est essentielle à la réussite d'un projet, et la possibilité de communiquer facilement avec les membres de l'équipe peut contribuer à la renforcer. Cela peut conduire à de meilleurs résultats, ainsi qu'à une expérience plus agréable.
Mise en place d'un système de messagerie instantanée
L'une des premières étapes de la mise en œuvre d'un système de messagerie instantanée consiste à décider du système à utiliser.
Il existe de nombreuses options, allant des options gratuites comme Facebook Messenger aux produits payants comme Slack. Vous pouvez également envisager des solutions intégrées comme Microsoft Teams.
Bien qu'il existe de nombreuses options, il est préférable de choisir un système avec lequel toute votre équipe est familière. Cela permettra de s'assurer qu'ils sont en mesure de l'utiliser efficacement.
En outre, vous devrez vous assurer que le système que vous choisissez s'intègre bien à vos autres logiciels de gestion de projet. Une fois que vous avez sélectionné un système, vous devez aider votre équipe à l'adopter.
Pour ce faire, vous pouvez aider votre équipe à comprendre les avantages de l'utilisation d'un système de messagerie, ainsi que lui fournir une formation et un soutien.
Vous pouvez également encourager votre équipe à créer des pratiques de communication standard, comme l'inclusion d'une brève description de la situation au début d'un message, car cela contribuera à améliorer la communication.
Établir des pratiques de communication efficaces
Bien que la messagerie instantanée offre un moyen rapide et facile de communiquer, il peut être facile de prendre de mauvaises habitudes qui peuvent entraver la communication.
Grâce à ces conseils, vous pouvez vous assurer que vous tirez le meilleur parti de votre système de messagerie.
Soyez bref et précis : Avec un système de communication centralisé, vous pouvez recevoir plus de messages que jamais auparavant. Veillez à ce que vos messages soient brefs et concis, afin de permettre aux membres de votre équipe de recevoir rapidement les informations importantes.
Utilisez des pratiques de communication standard : Bien que vous ne souhaitiez pas être trop rigide, il peut être utile d'établir quelques pratiques de communication standard. Il peut s'agir, par exemple, d'ajouter une brève description de la situation au début d'un message.
Donnez un contexte à vos messages : Comme vous recevrez probablement de nombreux messages, il peut être utile de donner un contexte à vos messages, surtout s'ils sont longs ou contiennent beaucoup de détails. Cela permettra aux membres de votre équipe de comprendre rapidement ce que vous essayez de communiquer.
Intégrer d'autres outils pour plus d'efficacité
Si la messagerie instantanée est un outil formidable, il peut être utile de l'intégrer à d'autres outils pour gagner en efficacité.
Cela peut vous permettre de mieux suivre et gérer les projets, ainsi que de communiquer facilement des informations aux membres de votre équipe.
Calendrier d'équipe : Intégrez le calendrier de votre équipe à votre système de messagerie, ce qui vous permettra de suivre facilement les étapes du projet.
Logiciel de gestion de projet : Intégrez votre logiciel de gestion de projet à votre système de messagerie, ce qui vous permettra de partager rapidement les mises à jour du projet et d'autres informations.
Fichiers et liens : Même si vous ne souhaitez pas partager tous les fichiers par le biais de votre système de messagerie, vous pouvez utiliser des liens pour faciliter le partage des fichiers.
Notre solution SuitePro-G avec sa messagerie instantanée de projet, permet de partager en temps réel les informations clés, d'être au fait des actualités du projet et de traduire les discussions en action.
Découvrez dans cette vidéo comment le chat de projet de notre solution peut vous aider à garder une équipe projet en phase et organisée.
Défis communs liés à l'utilisation de la messagerie instantanée dans la gestion de projet
Si la messagerie instantanée peut être un outil formidable pour la gestion de projet, elle peut parfois se heurter à des problèmes courants.
Il s'agit notamment de :
Manque de repères visuels : Si la communication par le biais du système de messagerie est verbale, il n'y a pas de repères visuels pour vous aider à comprendre les émotions des membres de votre équipe ou d'autres facteurs. Assurez-vous de prêter attention à ces facteurs lorsque vous communiquez avec les membres de votre équipe.
Manque d'émotion : Bien qu'il ne faille pas être trop émotif, il peut être utile de transmettre une certaine émotion lorsque vous communiquez avec les membres de votre équipe. Veillez toutefois à être sincère.
Manque de communication non verbale : Bien qu'il ne faille pas trop compter sur la communication non verbale, il peut être utile d'en inclure dans vos messages. Veillez à inclure des éléments tels que des smileys, des points d'exclamation et d'autres émoticônes dans vos messages.
Conclusion
La messagerie instantanée est un outil formidable qui permet de rationaliser la gestion de projet.
Avec les bonnes pratiques de communication et la mise en place de ces outils vous pouvez facilement gérer des projets complexes, en rationalisant la communication et en vous assurant que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
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Stéphanie Germain,
co-fondatrice d’IQar et Coache Professionnelle Certifiée