Dans de nombreuses organisations, le rôle de l’initiation de projet incombe souvent aux PMO (Project Management Officers), aux chefs de projet, ou aux directeurs de services support.
Ces derniers, en charge de la gestion des projets au sein de la DSI ou d’autres services d’organisation, centralisent les demandes, les formalisent et assurent leur suivi.
Si cette méthode est largement répandue, une question se pose : est-elle réellement efficace ?
Et si l’on changeait de paradigme en donnant davantage de responsabilités aux métiers, ceux qui, au quotidien, identifient les besoins, détectent les opportunités et, surtout, vivent la réalité des opérations ? En d’autres termes, que se passerait-il si les porteurs d’idée eux-mêmes prenaient les rênes de la documentation initiale du projet ?
Un manque d’information : la source des retards et échecs
Le lancement d’un projet débute souvent par un constat : un problème ou une opportunité doit être adressé(e). Mais lorsque cette demande est structurée et formalisée par une entité extérieure au métier – qu’il s’agisse de la DSI ou du PMO – les informations cruciales peuvent être oubliées, négligées ou mal comprises.
Prenons un exemple courant : un chef de service marketing identifie un besoin pour automatiser certaines tâches répétitives. Il en parle à la DSI qui formalise la demande. Mais rapidement, des éléments manquent.
Les spécificités du besoin, les contraintes du métier, et les objectifs attendus ne sont pas totalement intégrés.
Résultat ? Des malentendus entre les équipes, des allers-retours permanents, des retards de livraison et, parfois, un projet qui dévie largement de ses objectifs initiaux.
Ce phénomène n'est pas isolé : selon plusieurs études, les projets qui échouent le font souvent à cause d'un manque de communication et d'une mauvaise compréhension des besoins initiaux.
Changer la donne : impliquer les porteurs dès le départ
L’alternative est simple et pourtant souvent négligée : permettre aux porteurs de l’idée de documenter eux-mêmes leur demande de projet.
Ce n’est pas seulement un transfert de responsabilité, c’est un moyen d’améliorer drastiquement la clarté et la qualité des informations communiquées.
Pourquoi ? Parce que le porteur du projet, étant au cœur du problème ou de l'opportunité, a une connaissance intime des besoins et des résultats attendus.
En s’appropriant cette étape cruciale de documentation, il peut préciser :
- Les objectifs spécifiques à atteindre,
- Les contraintes du métier à respecter,
- Les ressources nécessaires,
- Les indicateurs de succès qu’il juge pertinents.
Cela permet de structurer la demande de manière plus cohérente et complète, sans filtres ou mauvaises interprétations.
Imaginez un projet de réorganisation logistique : qui de mieux qu’un responsable logistique pour détailler ses besoins en termes de gestion des flux, de contraintes temporelles, ou de priorités stratégiques ?
Un PMO ou un chef de projet extérieur ne pourra jamais avoir cette vision aussi précise dès le départ.
Les bénéfices concrets d'impliquer les métiers dès le départ
Impliquer les porteurs de projets dès la phase de documentation présente de nombreux avantages concrets pour l’entreprise, l’équipe projet et les métiers eux-mêmes :
Une meilleure compréhension des objectifs
Lorsque les métiers définissent leurs propres besoins, il y a une vision plus claire et précise de ce que doit accomplir le projet. Les objectifs ne sont plus interprétés ou déformés, mais formulés directement par ceux qui les porteront au quotidien. Cela réduit considérablement les malentendus en cours de projet.
Une communication plus fluide
La documentation initiale servant de base à l’ensemble du projet, une demande plus précise garantit des échanges plus fluides entre l’équipe projet et les métiers. Moins de temps perdu à clarifier des points qui auraient pu être compris dès le début, plus de temps passé à avancer sur le projet.
Une meilleure implication des utilisateurs
Un utilisateur qui documente sa propre demande s’approprie davantage le projet.
Cela favorise une plus grande implication non seulement au lancement, mais également durant l’ensemble du cycle de vie du projet, jusqu’à son adoption finale.
Des priorités mieux définies
En laissant le porteur exposer ses objectifs et les contraintes qui lui semblent prioritaires, les arbitrages sont plus transparents. L’équipe projet peut alors hiérarchiser les actions de manière plus cohérente, en accord avec les besoins métiers.
Le rôle central de l’équipe projet : recentrer sur la valeur
Lorsque les porteurs de projets sont impliqués dès l’initiation, cela allège considérablement la charge de travail de l’équipe projet, qui peut se concentrer sur ce qui constitue sa véritable valeur ajoutée : accompagner les métiers dans la structuration de leur besoin, analyser la faisabilité de la demande, et orchestrer la mise en œuvre avec les équipes techniques.
Le rôle du PMO ou du chef de projet est alors recentré sur des tâches à forte valeur ajoutée, comme l’identification des risques, la planification des ressources, ou encore l’évaluation des priorités en fonction des objectifs stratégiques de l’entreprise.
SuitePro-G : un allié pour impliquer les porteurs de projets
Chez IQar, nous avons conçu SuitePro-G pour répondre précisément à ces enjeux.
Voici comment notre solution peut vous aider à impliquer activement les métiers dans la gestion de leurs projets dès le départ :
Des processus de demande pragmatiques et adaptés
Les porteurs peuvent soumettre leurs projets via une interface simple, intuitive, et surtout adaptée à leur contexte métier. Grâce à un écran d'identité simple, chaque utilisateur, qu’il soit novice ou expert, peut documenter sa demande sans complexité excessive.
Formulaires personnalisés et évolutifs
Chaque métier est unique, et c’est pourquoi SuitePro-G vous permet de personnaliser les formulaires de demande de projet. Ces derniers peuvent être adaptés à l'évolution des besoins, sans intervention technique lourde, ce qui permet d’accompagner la montée en maturité des métiers de manière agile.
Connecteurs multiples pour une soumission fluide
Vous utilisez déjà Microsoft Teams, Google Workspace, ou encore un ERP/CRM dans votre organisation ? SuitePro-G intègre des connecteurs qui permettent d’initier une demande de projet à partir de différentes sources, assurant ainsi une centralisation efficace.
Gestion par la valeur et priorisation des projets
Vous avez du mal à prioriser vos projets ? SuitePro-G propose des outils de scoring et des KPI pour vous aider à évaluer et classer les demandes en fonction de la valeur ajoutée attendue. Cela garantit une gestion plus stratégique des ressources et des efforts.
Rapports visuels percutants pour les comités de direction
Présenter un projet aux comités de direction peut être complexe. SuitePro-G propose des rapports dynamiques et visuels qui permettent de défendre une demande de projet de manière claire, percutante… et, osons le dire, sexy !
Assistance IA pour la création des demandes
Enfin, SuitePro-G intègre une intelligence artificielle qui aide les porteurs à structurer leurs demandes de manière encore plus précise et complète. Fini les oublis ou les ambiguïtés, l’IA vous assiste pour garantir une documentation optimale dès le départ.
En donnant aux porteurs d'idées la responsabilité de documenter leurs projets dès l'origine, les entreprises peuvent s'assurer que chaque demande est plus précise, mieux structurée, et en phase avec les objectifs stratégiques.
Cela réduit les risques de malentendus, améliore la communication et renforce l'implication des utilisateurs tout au long du cycle de vie du projet.
Et avec une solution comme SuitePro-G, ce processus devient non seulement réalisable, mais fluide et intégré au sein de votre organisation.
Ne laissez plus les projets échouer à cause d’un manque de communication ou de priorisation, et impliquez activement les métiers dans la gestion de leurs propres idées !
" L'entreprise performante choisit et réalise rapidement ses meilleurs projets. "
Stéphanie Germain,
CEO d’IQar et Coache Professionnelle Certifiée