Vous souhaitez améliorer la gestion des projets au sein de votre entreprise afin de réduire les coûts et d'augmenter la productivité ?
La phase initiale consiste à identifier les ressources nécessaires pour réussir.
Dans cet article, nous allons vous faciliter la tâche.
L'identification des ressources d'un projet est une étape critique pour en assurer le succès. Sans une affectation appropriée des ressources telles que le capital humain, le capital et les matériaux, un projet ne pourra pas progresser.
Il est nécessaire de planifier à l'avance et d'affecter des ressources à chaque tâche du projet avant son démarrage. De cette façon, le double objectif de maîtrise des coûts et de rentabilité est atteint.
Il existe 3 sortes de ressources pour un projet. Nous allons aborder leurs principales caractéristiques.
Les ressources humaines :
Les ressources humaines englobent toutes les personnes impliquées dans le projet, qu'elles soient associées ou non à l'entreprise. Dans certains cas, les entreprises peuvent ne pas posséder les connaissances requises pour mener à bien un projet. Dans ce cas, elles font appel à l'aide externe d'experts ou de partenaires pour combler leurs ressources humaines.
Les ressources financières :
Les ressources financières sont liées au budget total alloué au projet ; celui-ci comprend tous les coûts et dépenses tout au long de la durée de vie du projet, tels que le salaire de l'équipe, l'investissement en équipement et les frais de déplacement. En général, le client fixe le budget de l'entreprise, puis un budget prévisionnel doit être établi pour chaque activité, avec une légère marge pour les imprévus et les retards.
Les ressources matérielles :
Les ressources matérielles du projet comprennent toutes les nécessités dont l'équipe a besoin pour le mener à bien, comme les espaces, le matériel informatique et les logiciels.
Par conséquent, il est nécessaire de reconnaître :
· Ce que l'entreprise possède déjà et peut fournir à son équipe de projet.
· Ce que l'entreprise doit acquérir
· Ce que l'entreprise doit louer
Les actifs matériels et monétaires sont simples à identifier. À l'inverse, les ressources humaines sont plus alambiquées à définir.
Voici nos conseils pour simplifier le processus d'identification des ressources :
· Dressez une liste de toutes les tâches du projet.
· Déterminez soigneusement les compétences nécessaires pour chaque tâche.
· Notez la durée et les compétences nécessaires pour chaque tâche
· Affectez les ressources humaines à chaque tâche du projet en utilisant le logiciel de planification
Cela sera bien plus facile si vous disposez d’un logiciel de planification, car vous pourrez consulter en quelques clics l’historique de vos anciens projets.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont SuitePro-G peut vous aider à gérer et à allouer correctement vos ressources, n'hésitez pas à contacter notre équipe.
L'exploration du concept de planification des ressources pour les projets prend de plus en plus d'importance à mesure que la portée du sujet s'accroît.
Pour réussir dans ce domaine, il est nécessaire de disposer des bons processus et d'une solution informatique fiable.
Définition : Qu’est-ce que la planification des ressources ?
La planification des ressources fait partie intégrante de la gestion de projet.
Elle permet de s'assurer qu'un projet a accès aux ressources dont il a besoin (telles que le personnel et les installations).
Elle est également liée à l'établissement de calendriers et d'estimations de coûts
La planification des ressources est essentielle pour une entreprise, car elle l'aide à atteindre ses objectifs avec le moins d'efforts possible. Le fait de savoir quelles ressources sont nécessaires pour les initiatives existantes et à venir contribue à une planification plus efficace, permettant d'utiliser efficacement les ressources existantes sans les surcharger et d'acquérir au préalable les ressources ou les compétences manquantes.
Quels sont les avantages de la planification des ressources ?
En matière de gestion de projet, la planification des ressources présente quelques avantages essentiels :
· Une plus grande précision dans la planification : En déterminant à l'avance vos besoins en ressources, vous pouvez éviter les goulots d'étranglement potentiels. Vous pouvez également calculer et organiser la présence de personnes possédant les capacités essentielles. Cela permet une meilleure fiabilité à tous les niveaux.
· Une réduction de la surcharge : Les personnes et les équipes fréquemment sollicitées peuvent être surchargées, et avoir une vision précise de l'utilisation de vos ressources permet d'éviter ce problème. Cela contribue à une plus grande satisfaction au travail et à la rétention du personnel.
· Une documentation approfondie : Si un projet échoue en raison d'un manque de ressources, le fait de disposer d'un dossier bien documenté sur le problème peut démontrer que votre planification des ressources permettait d'utiliser au mieux les ressources disponibles.
La planification des ressources est de la plus haute importance. L'exécution appropriée et l'administration vigilante de la planification des ressources amélioreront la santé globale de l'organisation.
5 étapes pour construire une stratégie de gestion des ressources réussie.
Identifier les ressources nécessaires.
Cela implique de comprendre les compétences et l'expérience que possèdent les membres de l'équipe et de les saisir dans le logiciel de planification des ressources. Ensuite, vous devez définir les compétences nécessaires pour le projet en question et déterminer la quantité d'expertise requise pour combien de temps.
Affecter les ressources
L' affectation des ressources est une étape impérative une fois que les paramètres du projet ont été établis. Les gestionnaires utiliseront alors le programme de gestion des ressources pour déterminer qui est disponible et apte à faire le travail, et les affecteront en conséquence.
Pour les petits projets, l'ensemble du calendrier doit être organisé, tandis que les projets plus importants peuvent être divisés et planifiés par trimestre. Il est important de se rappeler que ce plan peut être flexible, en fonction des changements dans les horaires personnels, des développements inattendus, ou si certaines ressources sont nécessaires pour une tâche plus urgente ou pour une équipe multidisciplinaire. L'ajustement du plan est un processus continu.
Visualiser les ressources
Il est plus facile d'organiser les ressources en les visualisant. Même si de nombreux cadres utilisent encore des feuilles de calcul Excel, un programme d'organisation des ressources simplifie le processus en conservant les données en un seul endroit, facile d'accès et de recherche. Les administrateurs peuvent ensuite inspecter des ressources particulières pour découvrir leurs tâches actuelles, leur expertise, leurs salaires et leur disponibilité.
Gérer les ressources
La capacité d'observer les ressources et leurs caractéristiques permet de les réguler plus facilement. Une partie du contrôle de ces ressources peut inclure leur réaffectation lorsque des projets importants et de grande valeur nécessitent l'utilisation de travailleurs déjà occupés à d'autres tâches. Ce système garantit que la meilleure personne est accessible pour l'entreprise. En raison de sa flexibilité, cette phase de gestion des ressources se poursuit tout au long du cycle de vie du projet - une autre raison pour laquelle il est utile de disposer d'un instrument qui reconnaît les aptitudes requises, indique les disponibilités et vous permet d'attribuer les tâches d'un simple clic.
Suivre les ressources
Une fois les ressources réunies pour le projet, les gestionnaires de ressources en assurent le suivi et apportent les modifications nécessaires. Ils suivent la capacité et l'utilisation des ressources afin d'anticiper les changements qui doivent être apportés. En outre, ils notent les modifications apportées, les raisons qui les motivent et le moment du processus où elles ont eu lieu. Ces données sont utilisées pour élaborer de meilleurs plans de gestion des ressources, car ils deviennent de plus en plus fiables à chaque tentative.
Comment l'utilisation d'un logiciel de planification des ressources affecte-t-elle le succès de la gestion de projet ?
L'utilisation d'outils de planification des ressources peut permettre aux entreprises de réaliser de multiples projets plus rapidement et avec une affectation optimale des ressources.
La majorité des organisations choisissent un logiciel de planification des ressources associé à une solution complète de gestion de projet et de portefeuille.
Assurez-vous que la solution globale est capable de gérer les problèmes que vous rencontrez et qu'elle est en mesure d'exécuter sans difficulté les tâches de gestion des ressources.
Découvrez rapidement les bénéfices d’une gestion des ressources pragmatique avec la solution SuitePro-G :
Tenir compte des temps en et hors projets (run/activités courantes)
Saisir les temps passés (feuilles de temps) et mettre à jour le reste à faire
Visualiser la charge et la capacité sous plusieurs formats en temps réel
Mettre à jour vos tâches en mode Kanban multi-projets
Intégrer toutes les données de charge et de temps passés avec le connecteur Power BI
Conclusion :
La gestion des ressources est une partie essentielle de tout projet et doit être prise en considération avant de commencer.
La planification, la disponibilité et l'affectation des ressources, ainsi que l'optimisation des ressources sont fondamentales pour la réussite du projet.
Les solutions logicielles peuvent aider à résoudre certaines équations rapidement et automatiquement.
Les fonctionnalités qu'elles offrent aux chefs de projet peuvent améliorer la productivité des équipes, tout en permettant une charge de travail équitable et en simplifiant certaines tâches.
En utilisant ces outils, vous pouvez mieux anticiper les problèmes et prendre des mesures plus efficaces et plus rapides pour les résoudre.
IQar Pure Project Player depuis plus de 15 ans et éditeur de la solution PPM SuitePro-G.
Aujourd’hui, plus de 200 organisations en France font confiance à la plateforme PPM outillée d'IQar et plus spécifiquement à sa solution SuitePro-G pour gérer leurs projets, ressources et portefeuilles.
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Stéphanie Germain,
co-fondatrice d’IQar et Coache Professionnelle Certifiée