La feuille de temps est l'un des outils les plus redoutés et en même temps les plus efficaces de toute organisation. Il n'est peut-être pas amusant de documenter son temps avec des détails précis, mais cette pratique est un moyen éprouvé d'accroître l'efficacité et la responsabilité au sein des équipes.
Voyons pourquoi la feuille de temps est si importante, quels sont les différents types de feuilles de temps et comment les chefs de projet peuvent en faire un atout pour leur équipe plutôt qu'une source constante de stress.
Qu'est-ce qu'une feuille de temps ?
Une feuille de temps est un enregistrement qui détaille le temps qu'une personne a passé à travailler sur une tâche spécifique.
Elle est utilisée à la fois pour la gestion de projets et pour la gestion des salaires.
Le système de feuille de temps présente deux avantages essentiels.
Le premier est qu'il permet de suivre le budget global du projet.
Le second est qu'il aide les équipes à rester sur la bonne voie en indiquant le temps que les individus consacrent à des tâches spécifiques.
L'importance de la feuille de temps !
Il existe de nombreuses façons de gérer un projet. Et tous les modèles ont leurs avantages et leurs inconvénients. Mais ce que tous ces modèles ont en commun, c'est qu'ils nécessitent tous un certain niveau de suivi et de documentation.
Et cela peut être un défi, surtout lorsqu'on travaille avec une équipe à distance.
C'est pourquoi les feuilles de temps sont si importantes. Elles fournissent un moyen concret de suivre et de documenter l'avancement du projet.
Pourquoi la feuille de temps est-elle nécessaire ?
C'est le seul endroit où l'on peut enregistrer les heures et le travail effectué.
Le travail effectué peut être vérifié par les employés et des ajustements peuvent être apportés à leur temps si nécessaire.
La feuille de temps n'est pas une idée nouvelle, en fait, elle existe depuis la révolution industrielle.
Comment les gestionnaires de projets peuvent-ils utiliser la feuille de temps comme outil ?
La feuille de temps fournit des informations sur le temps consacré aux différentes tâches.
Il s'agit d'une information précieuse pour tout gestionnaire de projet.
Il est important de trouver un équilibre entre le niveau de détail et les besoins de votre équipe. Il est également important de choisir le bon type de feuille de temps pour votre organisation.
Collecte des données
Si vous choisissez d'enregistrer le temps sur une simple feuille de calcul, vous disposerez d'un simple registre des heures passées sur diverses tâches par les membres de votre équipe.
Si vous choisissez de mettre en place un système de feuille de temps plus sophistiqué, vous aurez une vue plus structurée de ce qui est en train d'être fait.
Suivi du budget
Il peut être difficile de suivre le budget global d'un projet. Une feuille de temps peut apporter de la clarté en montrant combien de temps est consacré à des tâches particulières.
Gérer les attentes
La feuille de temps peut également aider à gérer les attentes. Le temps consacré à un projet peut être une attente que vous avez envers les membres de votre équipe. Cela peut être bénéfique tant pour le chef de projet que pour les membres de l'équipe.
Voici 3 conseils pour faciliter l'utilisation de la feuille de temps pour votre équipe.
Soyez clair sur l'objectif de la feuille de temps !
La feuille de temps est utilisée pour enregistrer le temps passé sur les différentes tâches. Veillez à ce que chaque membre de l'équipe comprenne pourquoi il utilise la feuille de temps.
Décomposez les tâches importantes.
La feuille de temps peut être efficace pour suivre les tâches importantes, mais il peut être difficile de se faire une idée précise du temps consacré à une seule tâche. Le fait de décomposer une tâche importante en petits morceaux peut vous aider à obtenir une image plus précise du temps consacré à cette tâche.
Restez cohérent !
L'utilisation de la feuille de temps est un moyen important de suivre les progrès de votre équipe. Mais elle peut s'avérer inefficace si vous n'êtes pas cohérent dans son utilisation.
Les avantages de la solution SuitePro-G en termes de gestion du temps.
Découvrez rapidement les bénéfices de la ‘'gestion du plan de charge et des feuilles de temps’’ du logiciel SuitePro-G pour le pilotage de vos projets :
Avoir une vue d’ensemble sur la charge de travail prévisionnelle en mode graphique visuel et/ou tableau : Utiliser des jauges de disponibilités, voir le détail de l’allocation prévisionnelle d’un collaborateur
Piloter ses temps à l’heure ou à la journée : Définissez la bonne granularité d’allocation et de suivi des temps.
Valoriser les temps en coûts, en utilisant des TJM (Taux jours moyens) : Maîtrisez les coûts de réalisation des projets, mais aussi votre refacturation.
Gérer des ressources génériques / Compétences : Allouez des ressources génériques puis identifiez les collaborateurs qui prendront réellement en charge les tâches.
Produire sa feuille de temps rapidement et simplement : Utilisez une interface conviviale et saisissez les temps à même les projets pour gagner en efficacité.
Gérer un calendrier des modes de travail (Télétravail ou déplacement, par exemples) : Le mode de travail peut influencer la charge de travail. Visualisez le mode de travail pour prévoir et/ou suivre les temps passés.
Améliorer la définition individuelle du ‘reste à faire’ : Laissez le logiciel calculer le ''reste à faire'' (RAF) et/ou permettez sa modification pour améliorer la maîtrise du plan de charges
Intégrer la gestion des projets et celle des activités courantes : Aillez une vue d’ensemble indissociable des temps prévus et passés en et hors projets
Éviter la double saisie et vous interfacer avec votre logiciel RH : Remontez ou exploitez depuis SuitePro-G les données ‘légales’ du temps, comme les congés, les absences …
Exploiter toutes les données de la charge et des temps passés dans Microsoft Power BI : Comparez les efforts planifiés avec les efforts réels et pilotez les écarts. Prenez des décisions objectives et éclairées.
Conclusion
La feuille de temps peut être un outil utile dans la gestion d'un projet. Elle peut également fournir des informations sur le budget et aider à gérer les attentes.
Il est important d'être clair sur l'objectif de la feuille de temps et de s'assurer que votre équipe le comprend également.
Vous l'avez compris, en matière de gestion de projet, la feuille de temps est un outil important. Elle peut être utilisée pour collecter des données et fournir des informations budgétaires.
Utiliser les feuilles de temps se révèlent être un véritable atout dans la gestion de projet.
Oublions donc les préjugés qui la réduisent à un simple outil de contrôle.
N'oubliez pas que la feuille de temps est une des puissantes fonctionnalité de SuitePro-G. Associée au planning des ressources ou à la gestion des tâches, elle contribue à la réussite de votre management de projet.
IQar Pure Project Player depuis plus de 10 ans et éditeur de la solution PPM SuitePro-G.
Aujourd’hui, plus de 200 organisations en France font confiance à la plateforme PPM outillée d'IQar et plus spécifiquement à sa solution SuitePro-G pour gérer leurs projets, ressources et portefeuilles.
SuitePro-G by IQar est un logiciel PPM collaboratif conçu pour les entreprises à la recherche d’une solution simple, intuitive et connectée.
Depuis sa création, SuitePro-G séduit et offre aux entreprise la possibilité de développer et ancrer une culture projet.
" L'entreprise performante choisit et réalise rapidement ses meilleurs projets. "
Stéphanie Germain,
co-fondatrice d’IQar et Coache Professionnelle Certifiée