Un projet est unique. Un projet est exposé à de nombreux enjeux et changements.
De nombreux rôles interviennent dans le cycle d'un projet avec des préoccupations différentes.
Il faut donc nécessairement clarifier les équilibres entre les parties prenantes et leurs zones de responsabilités.
Le porteur ou l'initiateur :
C’est celui qui initie le projet, il identifie le besoin du projet et le publie sous la forme d’une proposition. Le rôle de l’initiateur n’a pas de fonction attitrée ou de niveau hiérarchique requise.
Responsabilités associées :
- Exprimer la demande de projet
- Elaborer le scoring du projet (valoriser le projet par rapport aux enjeux stratégiques)
- Nommer un pilote métier
- Cadrer le projet (rédiger la charte du projet)
- Accepter les livrables
- Clôturer le projet
Le sponsor :
Il s’agit d’un rôle actif, Il livre les résultats attendus à l’organisation. Il doit assurer en permanence que le projet est justifié, ajuster / maîtriser le périmètre du projet aux enjeux de l'organisation (membre de la Direction ou d’une fonction support chargée de réaliser le projet). Par sa posture il sait être un leader, un agent du changement et un preneur de décision. Sa collaboration avec le porteur doit être efficiente.
Responsabilités associées :
- Contribuer au scoring du projet
- Faire établir le niveau de priorité du projet
- Nommer un pilote projet
- Optimiser les moyens de la réalisation du projet
- Clôturer le projet
Le pilote métier ou l'expert :
Sur un plan opérationnel, c’est lui qui permet au projet de progresser vers la meilleure solution possible.
Responsabilités associées :
- Spécifier les besoins
- Tester et faire la recette des réalisations (livrables)
- Identifier / nommer les contributeurs
- Assister le pilote projet dans la maîtrise du projet
Le chef de projet :
C’est lui qui est responsable de la conduite opérationnelle et quotidienne du projet avec son équipe. Son rôle clairement identifié est de piloter le projet.
Responsabilités associées :
- Planifier le projet
- Maîtriser son avancement
- Coordonner les parties prenantes
- Rendre compte à la gouvernance
- Animer l'équipe et maîtriser les dérives sur tous les leviers de gestion : contenu, délais, coût, risques, RH, …
Les contributeurs :
Se sont les ‘'sachants’’ et les ‘’faiseurs’’. Ils sont responsables des tâches et des livrables.
Ils rendent compte régulièrement au pilote métier et/ou au pilote projet.
Ils peuvent travailler à plein temps ou à temps partiel sur le projet. Ils sont identifiés par les pilotes métiers et sont mobilisés par leurs responsables hiérarchiques. Ils peuvent naturellement être externes (fournisseurs par exemple). Toutefois, toutes les personnes formant l’équipe projet doivent être identifiées au sein d’une liste avec leur rôle et leurs responsabilités.
Responsabilités associées :
- Réaliser les tâches confiées dans les conditions spécifiées et acceptées
- Rendre compte de l'avancement et/ou des changements au pilote métier et projet
Tous les acteurs ont le succès du projet en perspective mais chacun a sa propre lecture du succès.
Pour autant c’est bien cet équilibre qui est nécessaire au bon fonctionnement du projet.
Il faut dans la mesure du possible que tous ces rôles soient représentés, qu’il y ait des points de vues qui s’opposent peut-être parfois au profit d’une collaboration efficace permettant de mettre sur le même plan les besoins et les moyens pour réaliser le projet.
Pour exemple :
- Si le Sponsor prend le dessus sur le Porteur : le projet sera appauvri en terme de contenu et de performance opérationnelle. Le besoin sera interprété et réduit à l’essentiel.
- Si le Porteur prend le dessus sur le Sponsor : le projet pourrait s’éterniser outre mesure et être sujet à de très nombreux changements qui rendent sa lecture complexe et sa réalisation fragile.
On met trop souvent l’accent sur le rôle de chef de projet.
En effet, sur un plan opérationnel c’est celui qui va coordonner les parties prenantes dans la réalisation des activités du projet. On attend du chef de projet que vous soyez le garant de votre performance et celle de l’équipe projet. Nous vous invitons à lire notre article sur le chef de projet.
En entreprise, de nos jours, le sponsor est le manager qui engage son unité à livrer un résultat auprès d’un client, son client pouvant être interne (la Direction) ou externe. Il a pour vocation de fournir les moyens nécessaires à la réalisation du projet.
Sa responsabilité est essentiellement de s’assurer ’’pourquoi’’ l’entreprise dépense de l’argent sur ce projet. Face à une équipe qui aura la tête dans le guidon, il devra faire preuve de prise de recul, d’objectivité, s’assurant que le besoin existe toujours et que les capacités produites répondent aux besoins.
Comme nous l’avons mentionné, c’est un agent du changement, un homme d’engagement, un preneur de décision, un leader. Il doit apporter de la visibilité sur le projet (avoir une longueur d’avance), fournir les moyens nécessaires et assurer la disponibilités des ressources y compris la sienne, supporter les efforts de toute l’équipe projet, il sait établir des priorités et trancher quand il le faut.
Le sponsor doit donner des signes tangibles et de façon régulière de sa volonté de mener à terme le projet. Il est l’allié du chef de projet, il l’accompagne à travers les situations délicates la gestion des hors-jeux.
Au-delà de tous ces rôles, le sponsor doit également s’employer à convaincre tous ou certains membres de l’équipe projet. Cet effort de conviction s’accompagne d’un véritable travail de marketing interne voir même de stratégie ‘’politique’’.
Binôme Sponsor / Chef de projet : quels sont les points clés pour une synergie optimale ?
un mode de fonctionnement défini dès le départ avec des règles et des modalités établies en amont afin de prévenir les malentendus, incompréhensions, tensions...
une relation de confiance l'un envers l'autre basée sur une communication assertive et efficace : feedback régulier, communication transparente, disponibilité réciproque...
un engagement sans faille du sponsor dans le projet : comme nous l'avons vu précédemment, il est impératif que ce soutien s'engage aux côtés du chef de projet pour mener à bien la mission confiée. Il se doit d'assurer une disponibilité optimale et déployer toute l'énergie requise pour une réussite collective.
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Stéphanie Germain,
co-fondatrice d’IQar et Coache Professionnelle Certifiée