En ce début d’année, voici venu le temps des nouvelles résolutions !
L’idée est bonne en soi, elle incite au renouveau, à l’amélioration dans bien des domaines…
Penchons-nous sur les résolutions à adopter dans la gestion de vos projets !
Voici un beau défi !
Mais en réalité, la gestion de projets est souvent négligée au sein des organisations, qui prennent des raccourcis, sautent des étapes dans la gestion de leurs projets.
Voici nos 5 résolutions pour mener à bien vos projets !
1ère résolution : cadrer son projet (définir des objectifs)
Le cadrage permet de définir les contours du projet. Les premiers éléments alors collectés permettent de :
structurer le projet,
rappeler le contexte, les enjeux et les objectifs,
identifier les ressources humaines et techniques nécessaires,
définir un budget et les délais.
2ème résolution : découper le projet (définir les tâches)
La décomposition du travail à réaliser en livrables et en sous-tâches aide à organiser votre projet dans un organigramme clair et chiffrable.
Mais comment décomposer un projet ?
La méthode WBS est une technique de gestion de projet qui consiste à décomposer un projet mère en tâches enfants, elles-mêmes divisées en sous-tâches.
L’objectif est de :
structurer le projet,
identifier son architecture dans sa globalité
visualiser l’ensemble des livrables attendus et des tâches à réaliser
Très visuel le WBS offre en un coup d’œil la totalité du travail à fournir, les priorités et les urgences.
3ème résolution : ajouter des durées et dates cibles
Ce n’est qu’après avoir établi la liste complète de toutes les étapes du projet que vous allouerez le temps nécessaire à leur exécution.
La gestion du temps est l’un des aspects les plus importants de la planification de projet. Tout ne doit pas se faire en même temps.
Vous devez définir les étapes importantes qui jalonnent l'avancement du projet et les dates limites pour vous assurer que le délai de livraison du projet sera respecté et identifier les écarts qui peuvent mettre en péril le respect de la date butoir.
Pour ce faire, essayez de trouver un équilibre entre le temps nécessaire à votre équipe pour accomplir les tâches et le respect de votre calendrier global.
Lorsque vous saurez combien de temps doit prendre chaque tâche, vous pourrez toutes les planifier et les séquencer correctement pour établir une feuille de route de projet.
4ème résolution : allouer des ressources (définir les intervenants)
L'allocation, l'affectation et la gestion globale des ressources sont des aspects essentiels de la gestion de projet.
La première étape du processus d’allocation est l'identification des ressources nécessaires à la réalisation de votre projet : quoi, qui, combien/sur combien de temps, et quand.
Une fois ceci fait, vous devez trouver des réponses pratiques à ces besoins en sélectionnant les ressources spécifiques qui seront affectées aux activités de votre projet. Cela exige une solide compréhension des attributs et de la disponibilité de vos différentes ressources.
Maximiser le taux d'utilisation de vos ressources est un impératif concurrentiel pour votre entreprise.
Le défi consiste alors à s'assurer que les bonnes ressources, dotées des bonnes compétences, sont disponibles au bon moment pour accomplir les tâches prévues dans le calendrier du projet.
5ème résolution : planifier son projet
A présent, il ne vous reste plus qu’à planifier le projet.
L’étape planification conditionne la réussite ou l’échec du projet en question.
La planification a pour objectif d'organiser le déroulement des étapes du projet dans le temps. Une étape fondamentale pour la maîtrise des délais.
Le diagramme de GANTT, facilite l'organisation, la planification et le suivi des tâches.
Il permet de maîtriser l'enchaînement des tâches, surtout lorsque certaines activités sont conduites en parallèle, de connaître le délai de chaque étape clé, de poser des jalons pour valider les étapes, d’affecter et gérer les ressources (humaines, budgétaires, matérielles...), de visualiser les tâches à mener, de suivre l'avancée du projet et le piloter au regard des délais planifiés de manière globale ou bien individuelle et pour finir, d’estimer l'impact d'un retard sur la date de fin et les autres tâches.
Une fois le planning établi et validé, le chef de projet doit se présenter comme le garant de cette planification.
Conclusion
Au moment de démarrer un nouveau projet, passez en revue notre liste et assurez-vous que vous ne négligez aucun détail susceptible de contribuer grandement à la réussite du projet.
Vous l’avez compris réussir sa gestion de projets n’est pas une mince affaire. Encore plus si vous n’utilisez pas encore un logiciel de gestion de projets.
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Stéphanie Germain,
co-fondatrice d’IQar et Coache Professionnelle Certifiée